Секретарь — лицо фирмы

Классический костюм из последних дизайнерских коллекций, стильные туфли, дорогие очки модной формы – весь облик современного секретаря внушает уважение.

Этому человеку известны все тайны, босс доверяет ему, как себе! Но если присмотреться, секретарь-референт не так уж неприступен и грозен.

Кто ты такой, секретарь-референт?

Секретарь – это первый помощник руководителя, который ежедневно занимается текущими делами предприятия. Обязанности его варьируются в зависимости от направления работы отдельно взятого учреждения.

Первостепенная задача столь важного служащего – разгрузить руководителя от рутинных и порой мелких организационных обязанностей, а иногда и повседневных личных задач. Чем же в реальной работе занимается секретарь? Организовывает процесс приема посетителей, проводит телефонные переговоры, передает и принимает факсы, телефонограммы, ведет электронную переписку, оформляет приказы и ведет учет входящей и исходящей документации учреждения. Изучает все необходимые материалы, относящиеся к деятельности предприятия (если у шефа не хватает на это времени), излагает их суть руководителю, заботится об организации комфортного рабочего процесса своего начальника.

Требования к деловым качествам кандидата на пост секретаря

В зависимости от специфики места работы потребоваться могут различные навыки и умения, но для соискателей на должность референта есть ряд функциональных требований, одинаковых во всех организациях:

  • исполнительность;
  • пунктуальность;
  • внимательность;
  • умение точно и четко передавать руководителю смысл полученных сообщений и распоряжений, не искажая их сути;
  • свободное владение компьютером и оргтехникой;
  • владение азами делопроизводства (определенного порядка работы с документами);
  • составление плана рабочего процесса руководителя;
  • грамотное ведение телефонных переговоров и знание правил родной речи;
  • иногда, основы стенографии и владение иностранными языками.

Найти работу секретаря — поможет Информационный портал Кутузза.рф — присылайте резюме с помощью любого удобного способа связи на странице «Контакты» (с пометкой «секретарь»). Или подберите вакансию самостоятельно здесь.

Личные качества хорошего референта

Помимо сугубо деловых качеств многие работодатели пристальное внимание обращают на личностные качества работника, его психотип, предъявляют требования к определенной манере общения. Человек, встречающий посетителей в приемной руководителя должен быть:

  • вежливым;
  • доброжелательным;
  • выдержанным и корректным;
  • обладающим высокой стрессоустойчивостью;
  • умеющим «держать язык за зубами».

Представительность – «униформа» секретаря

Многие посетители зачастую не задерживаются дальше приемной руководителя, поэтому судят о респектабельности учреждения исключительно по внешнему виду общающегося с ними секретаря. Тем самым, референт для них становится именно тем «лицом фирмы», которое олицетворяет собой респектабельность и надежность предприятия. Поэтому часто к соискателям на данную должность предъявляются требования надлежащего внешнего вида:

  • соблюдение делового стиля в одежде, и часто, наличие высокого каблука;
  • аккуратная прическа, соответствующая рабочей обстановке;
  • наличие опрятного маникюра;
  • неброский, «спокойный» макияж;
  • отсутствие массивных, «кричащих» украшений;
  • обладание «здоровой» белоснежной улыбки;
  • использование приятного, «ненавязчивого» парфюма.

Секреты профессии секретаря-референта

Если претендента на вакансию секретаря не пугает многозадачность, ежедневная работа с большим количеством документов и нескончаемое общение с посетителями, тогда для продуктивной, лишенной конфликтов работы следует обратить внимание на несколько секретов успеха:

  • научиться распознавать настроение руководителя;
  • общаясь с боссом и посетителями «держать» легкую улыбку, используя «бархатный» тембр голоса;
  • воспитать умение внимательно и до конца выслушать задачу, какой бы нелепой она ни казалась, изредка задавая уточняющие вопросы по существу;
  • тщательно хранить конфиденциальную информацию;
  • не избегать мелких личных поручений начальника, которые зачастую носят бытовой характер;
  • никогда не вступать с руководителем в любовную связь, держать дистанцию, соблюдать беспрекословную субординацию.

И главное – помнить: «Секретарь – это именно та «третья рука», которой не хватает каждому руководителю».